banner-how-to1

Cara Melakukan Pemeliharaan dan Pengamanan Dokumen

Posted on Posted in Kearsipan

Pemeliharaan dan Pengamanan Dokumen

Pemeliharaan dan pengamanan arsip merupakan kegiatan menata, menyimpan dan menjaga arsip yang bertujuan untuk menghindari terjadinya kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan arsip dalam hal pengelolaan arsip.  Pemeliharaan dan Keamanan arsip dilakukan pada :

1. Unit Kerja

  • Sarana simpan yang digunakan harus selalu memadai
  • Sistem penataan dokumen yang baik di Unit Kerja
  • Menjaga kebersihan ruangan kerja
  • Secara berkala harus memeriksa kondisi lingkungan sekitar ruang kerja, mencakup kebocoran dan saluran air untuk mengantisipasi terjadinya kebanjiran
  • Sarana simpan harus selalu dalam keadaan terkunci
  • Dokumen vital disimpan dalam media dan sarana simpan terpisah dari dokumen lain, seperti menyimpan dalam lemari tahan api dan ditempatkan dalam ruangan terpisah dari ruang kerja.
  • Setiap staff Unit Kerja wajib mencegah agar dokumen tidak disalahgunakan pihak yang tidak bertanggung jawab, dan tidak hilang disebabkan oleh kelalaian.
  • Setiap staff Unit Kerja harus selalu memperhatikan kebutuhan media dan sarana dokumen agar dokumen tidak tercecer dan terbengkalai.

2.Records Center

  • Petugas harus selalu menjaga suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan dokumen
  • Mengatur dan menjaga kelembaban ruang penyimpanan dokumen antara 50 – 60 RH (Relative Humidity) dan secara berkala dilakukan kalibrasi.
  • Suhu ruangan harus tetap dijaga, dengan temperatur antara 18-23 °
  • Ruangan bebas dari debu, serangga, tikus dan kecoa
  • Ruangan harus selalu dibersihkan dengan vacum cleaner setiap hari
  • Secara berkala melakukan fumigasi dan pest control untuk menghindari dokumen dari serangga, tikus dan kecoa
  • Petugas harus selalu memeriksa lingkungan Records Center secara berkala untuk mencegah terjadi kebocoran, kebanjiran dan kebakaran
  • Petugas memastikan bahwa ruangan memenuhi syarat sebagai tempat records center
  • Records Center harus selalu tersedia alat pemadam kebakaran.
  • Petugas memastikan bahwa tidak ada orang yang tidak berkepentingan masuk ke area  kecuali izin petugas
Helmina Sinaga's Blog

Leave a Reply

Your email address will not be published.