banner-how-to1

Cara Memilah Arsip Aktif,Semi-Aktif dan In-Aktif

Posted on Posted in Kearsipan

MEMILAH ARSIP AKTIF, SEMI-AKTIF DAN IN-AKTIF

Pemilahan merupakan suatu kegiatan Memisahkan/Menyotir Dokumen berdasarkan status Arsip. Setiap unit kerja, secara berkala harus melakukan pemilahan arsip dan non-arsip (brosur, majalah, koran, surat undangan dari pihak ketiga yang tidak berkaitan dengan kegiatan unit kerja)  dan arsip yang tidak mempunyai nilai guna (draft surat, duplikasi yang berlebihan, formulir lama yang tidak digunakan lagi) segera dimusnahkan dengan memberitahukan secara lisan kepada Pimpinan Unit Kerja.

Dokumen dipisahkan berdasarkan status dokumen yaitu:

  1. Dokumen Aktif, Dokumen yang jangka waktu penggunaannya masih dipakai secara berkesinambungan dalam melaksanakan kegiatan administrasi perusahaan,serta ditata dan disimpan di unit kerja paling lama satu tahun untuk dokumen tahun berjalan ditambah tahun dokumen sebelumnya.
  2. Dokumen Semi-Aktif, Dokumen yang ditata dan disimpan di Record Center,dengan jangka waktu paling lama lima tahun.
  3. Dokumen In-Aktif, Dokumen yang tidak dipergunakan untuk mendukung kegiatan administrasi, tetapi masih diperlukan sebagai bahan pembuktian, pengambil keputusan disimpan dan dikelola di Pusat Penyimpanan Dokumen (PPD), hingga masa retensi dokumen berakhir.

Berikut langkah – langkah memisahkan dokumen aktif, semi aktif dan inaktif:

  1. Lihat dari tanggal dokumen itu sendiri, untuk tanggal bisa di lihat dari kapan dokumen itu di terbitkan atau di setujui.
  2. Siapkan perlengkapan untuk memisahkan dokumen berdasarkan status dokumen seperti Dokumen Aktif, Dokumen Semi-Aktif, dan Dokumen Inaktif, antara lain : pensil/pulpen/spidol, kertas, media simpan (folder, ordner besar, order sedang, kecil, boxfile, dll), gunting, penggaris, printer, dan perlengkapan lainnya
  3. Untuk dokumen aktif, dokumen semi aktif dan dokumen inaktif dipisahkan di tempat berbeda agar tidak tercampur, misalkan dokumen aktif kita letakkan di sisi kiri kita dan dokumen inaktif di sisi kanan kita.
  4. Masukan Dokumen Aktif ke dalam media simpan folder sesuai klasifikasi yang sesuai dengan tabel klasifikasi yang ada di ruang kerja pemilik arsip
  5. Untuk Dokumen Semi Aktif masukkan kedalam media simpan folder sesuai klasifikasi yang sesuai dengan tabel klasifikasi yang ada dan simpan di record center
  6. Untuk Dokumen Inaktif ikat/satukan dokumen berdasarkan klasifikasinya lalu ikat dengan menggunakan tali rafia dan masukkan kedalam media simpan kotak arsip.

 

Helmina Sinaga's Blog

Leave a Reply

Your email address will not be published.