banner-how-to1

Cara Melakukan Pemusnahan Arsip

Posted on Posted in Kearsipan

Memusnahkan arsip adalah aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan jalan mengubah, dibakar, atau dihancurkan dengan bahan kimia. Untuk melakukan pemusnahan arsip hendaknya dibuatkan berita acara yang di dalamnya di sebutkan golongan warkat, jumlahnya, dan pejabat yang langsung mengurusi arsip serta dibawah tanggungjawab seorang kepala bagian dan penjabat setingkat lebih tinggi. Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

  1. Pemeriksaan
  2. Pendaftaran
  3. Pembentukan panitia pemusnahan
  4. Penilaian, persetujuan dan pengesahan
  5. Pembuatan berita acara

Adapun prosedur pemusnahan arsip adalah sebagai berikut.

Dokumen JRA 1Tahun

  • Pemusnahan terhadap dokumen dengan retensi 1(satu) tahun dilakukan di Unit Kerja dengan menggunakan alat penghancur kertas
  • Dokumen yang akan dimusnahkan dicatat dalam Daftar Pertelaan Dokumen Musnah (DPDM), ditandatangani oleh Petugas Kerarsipan Unit Grup, Pimpinan Unit Grup, dan Kepala Grup yang membawahi.
  • Pemusnahan dokumen dikoordinir oleh Petugas Kearsipan Unit Grup.
  • Pelaksanaan pemusnahan dokumen disaksikan olehPimpinan Unit Grup dan dilakukan diruangan pemusnahan dokumen.
  • Pemusnahan dilakukan dengan cara diracik, menggunakan mesin penghancur kertas, sehingga baik fisik maupun informasi yang ada sudah tidak dapat lagi dikenali.
  • Pemusnahan dokumen dengan retensi 1(satu) tahun, tidak perlu dibuatkan Berita Acara Pemusnahan Dokumen (BAMD).
  • Daftar Pertelaan Dokumen Musnah (DPDM) sebagai bukti telah melaksanakan pemusnahan dokumen di Unit Grup.

Dokumen JRA 3,5, 7 & 10 Tahun dilakukan oleh Team Leader Kearsipan Unit Kerja, dengan ketentuan sebagai berikut:

  • Menerbitkan dan menandatangani Daftar Pertelaan Dokumen Musnah (DPDM).
  • Membuat dan menandatangani Formulir Persetujuan Pemusnahan Dokumen (FPMD).
  • Dokumen JRD 3,5, 7& 10 Tahun dengan ketentuan: Mendistribusikan DPDM dan FPMD ke Unit Grup pemilik dokumen untuk mendapatkan persetujuan. DPDM ditandatangani oleh Kepala Grup yang membawahi, Pimpinan Unit Grup Pemilik Dokumen, Team Leader Kearsipan.

Dokumen JRD 10 Tahun dengan ketentuan:

  • Mendistribusikan DPDM dan FPMD ke Unit Grup pemilik dokumen untuk mendapatkan persetujuan. DPDM ditandatangani oleh Komite Kearsipan perusahaan yang terdiri dari:

           – Kepala Grup/KC yang membawahi,

           – Grup Internal Control

           – Fungsi Hukum/Kepatuhan/Manajemen Resiko

           – Unit Kearsipan kantor Pusat

  • Team leader Kearsipan mengkoordinir pelaksanaan pemusnahan dokumen, bekerjasama dengan pihak ketiga (jasa pemusnah kertas).
  • Memastikan pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar/diracik/ dibubur, sehingga baik fisik maupun informasi yang ada sudah tidak dapat lagi dikenali.

Pelaksanaan pemusnahan dokumen JRD 3,5, 7 Tahun;

  • disaksikan oleh pimpinan Unit Grup dan atau Kepala Grup pemilik dokumen.

Pelaksanaan pemusnahan Dokumen JRD 10 tahun;

  • disaksikan oleh Pimpinan Unit Grup, Kepala Grup pemilik dokumen, Fungsi Pengawasan & Pemeriksaan,Fungsi Hukum/Kepatuhan/Manajemen Resiko dan Unit DMS Kantor Pusat.

Setelah dilaksanakan pemusnahan dokumen:

  • Dokumen JRD 3,5, 7 Tahun dibuat Berita Acara Pemusnahan Dokumen (BAMD) dan ditandatangani oleh DMCdan Kepala Grup pemilik dokumendalam 2(dua)rangkap.
  • Dokumen JRD 10 Tahundibuat BAMD yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit Grup Manajemen Dokumen Kantor Pusat, Kepala Grup pemilik dokumen, Fungsi Pengawasan & Pemeriksaan, Fungsi Hukum/Kepatuhan/Manajemen Resiko, dalam rangkap 4 (empat).
Helmina Sinaga's Blog

Leave a Reply

Your email address will not be published.