banner-how-to1

Cara Melakukan Pemindahan Dokumen

Posted on Posted in Kearsipan

Untuk menjaga agar arsip di unit kerja tidak menumpuk, baik di unit kerja, Record Center perlu dilakukan program penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip, yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip.

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan arsip, pemusnahan arsip dan penyerahan. Hal lain yang perlu dijelaskan dalam definisi penyusutan sebagaimana tertuang dalam PP 34 tersebut memperlihatkan adanya konsepsi pusat arsip. Pusat arsip (dinamis) adalah tempat penyimpanan arsip inaktif, atau sering disebut record centre. Manfaat adanya pusat arsip dinamis di samping memperoleh efisiensi dan penghematan, juga dalam rangka pendayagunaan arsipinaktif. Arsip inaktif dapat dimanfaatkan secara maksimal sebagai referensi atau sumber informasi organisasi.

Fungsi dari pusat arsip dinamis adalah untuk menghindarkan terjadinya penumpukan arsip inaktif di unit kerja. Dengan demikian mengurangi beban bagi unit kerja juga memudahkan perawatannya. Adanya pusat arsip dinamis dapat memberikan kepastian terhadap arsip-arsip yang bernilai guna permanen. Dan yang lebih penting lagi adalah terjadinya efisiensi baik penggunaan ruangan, peralatan, tenaga, dan waktu.

Tata cara melakukan pemindahan arsip Inaktif dari Unit kerja ke Pusat penyimpanan arsip

  1. Siapkan daftar pemindahan dokumen (DPDP)
  2. Kirimkan DPDP ke petugas Pusat Penyimpanan Dokumen
  3. Konfirmasi kepada petugas Pusat Penyimpanan Dokumen agar di jadwalkan untuk di lakukannya pemindahan dokumen

Contoh pembuatan “Daftar Pertelaan Dokumen Pindah”

  1. Paling atas berisikan Judul “Daftar Pertelaan Dokumen”
  2. Isi data arsip meliputi
  3. kolom pertama Nomor Urut arsip
  4. Kolom kedua kode klasifikasi contoh; HR 01.01
  5. Kolom ketiga Sub dan Sub-Sub klasifikasi arsip contoh Human Resources – Surat Masuk dari Pelamar
  6. Kolom ke empatTahun dokumen (awal dan akhir),
  7. Kolom kelima Jadwal retensi arsip (JRA) (1, 3, 5, dan 10)
  8. Kolom keenam tahun musnah (tahun akhir di tambah JRA
  9. Kolom ke tujuh nomor kotak
  10. Kolom ke delapan Lokasi simpan contohnya, RS01
Helmina Sinaga's Blog

Leave a Reply

Your email address will not be published.