banner-how-to1

Cara Menentukan Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip

Posted on Posted in Kearsipan

KLASIFIKASI ARSIP DAN JADWAL RETENSI ARSIP

Klasifikasi merupakan salah satu prasarana untuk penemuan kembali arsip (retrivel). Selain itu juga, klasifikasi arsip sebagai pedoman dalam penyimpanan. Bahkan klasifikasi arsip diterjemahkan ke dalam umur arsip dengan kode klasifikasi tertuang di dalam JRA.

Klasifikasi atau pengelompokan arsip didasarkan atas pendekatan pada struktur kegiatan dan permasalahan, bukan pendekatan struktur Organisasi, karena kegiatan dan permasalahan sifatnya tetap tidak berubah, lain halnya dengan pendekatan organisasi. Klasifikasi arsip dimaksudkan untuk dapat mengenali kegiatan dan permasalahan yang terkandung di dalam arsip/surat.

Jadwal Retensi Arsip adalah ketentuan yang tercantum dalam daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis dokumen, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan dokumen yang dibagi berdasarkan golongan dan nilai guna arsip.

Untuk mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali setiap pengelompokan arsip diberi kode klasifikasi yang unik. Penjabaran Kode dan Pola Klasifikasi Arsip mengacu pada Pedoman Klasifikasi dan Jadwal Retensi Dokumen .

Dalam pembuatan klasifikasi ada 3 tingkatan, antara lain :

  1. Fungsi utama dokumen,
  2. Kode masalah dokumen
  3. Fungsi utama kegiatan perusahaan

Contoh dokumen Human Resources

  1. Tingkatan pertama berisikan fungsi utama kegiatan Human resources berarti tingkatan pertama berisikan inisial HR
  2. Tingkatan kedua berisikan kode masalah dokumen, misalkan dokumen surat masuk/keluar maka tingkatan kedua kode 01
  3. Tingkatan ketiga berisikan fungsi utama kegiatan perusahaan, misalkan surat ijin cuti pegawai kerja maka tingkatan ketiga berisikan kode 01

Maka dalam penempatan klasifikasi di unit kerja Human resources memiliki dokumen berupa surat ijin cuti HR 01.01

Helmina Sinaga's Blog

Leave a Reply

Your email address will not be published.