PT Cipta Tata Dokumen Indonesia

PERCUMA KALAU HANYA SEKEDAR “SCANNING DOKUMEN”

Posted on Posted in General News

Secara umum

Pemindaian (scanning) adalah suatu cara yang digunakan untuk menangkap dan mentransformasikan beberapa bentuk format dokumen seperti formulir, teks, cetakan foto, poster, dan lainnya kedalam bentuk gambar (image) yang dapat diedit, display, dan disimpan dalam bentuk digital pada komputer

Harus ada proses penjaminan kualitas (Quality Assurance) untuk menjamin kualitas dari arsip-arsip dan informasi yang ditangkap dari proses pemindaian sehingga integritas arsip elektronik dapat terjamin.

Arsip elektonik atau arsip digital sebagai arsip media baru harus juga memiliki tingkat kepercayaan sebagai sebuah arsip legal seperti halnya arsip konvensional dalam bentuk hard copy

Hubungan intrinsik antara pengelolaan arsip dan hukum :

  • Arsip membentuk bagian integral dari pengaturan hubungan hukum dan sosial
  • Arsip mendukung hak dan kewajiban hukum dalam suatu sistem hukum
  • Arsip diperlukan untuk mengatur bisnis dan aktivitas sosial
  • Arsip memberikan bukti suatu aktivitas tertentu
  • Arsip mendukung akuntabilitas personal, organisasional dan demokratis yang mendasari sistem hukum.

Karakteristik Arsip Selalu sama dalam berbagai bentuk

  • Utuh
  • Akurat
  • Konten : Merupakan informasi yang membangun sebuah arsip yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya.
  • Konteks: Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah arsip yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional (klasifikasi arsip).
  • Struktur: Format fisik dan logika sebuah arsip serta hubungan antar elemen di dalamnya.

Legalitas alih media elektronik diantaranya:

  • UU No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen perusahaan dan Aturan Pelaksanaannya
  • PP 88 tahun 1999 Tata cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm dan media lainnya,
  • PP 87 tahun 1999 Tata cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan
  • UU Keterbukaan Informasi Publik dan
  • UU-ITE 2008.

Konsideran UU No 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan

bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumenà harus terjamin kepastian hukumnyaà dalam membuat dan menyimpan dokumen mengupayakan tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkanà perlu diadakan pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu penyimpanannya. à kemajuan teknologi telah memungkinkan dialihkan dari kertas ke media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik.

Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.

(1)Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara. ( tata cara lebih lengkap ada pada UU ITE no.11 thn. 2008)

(2)Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat :

  1. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi;
  2. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
  3. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

Jika dilihat dari pasal-pasal UU No. 8 Tahun 1997

1.Confidential (Kerahasiaan)

        Perlindungan arsip terhadap akses dan perubahan arsip dari yang tidak berhak (unauthorized). Untuk masalah ini sebenarnya

       mesin (komputer) sudah menyediakan seperangkat perlindungan, misalnya melalui acces controls, otorisasi, encrypsi dokumen, dll.

  1. Integrty (integritas)

Perlindungan arsip dari penghapusan, revisi, dan perubahan

  1. Otenticity (Otentisitas)

Terdapat banyak teknik penandaan yang mungkin digunakan untuk membuat arsip elektronik yang tertandai secara digital agar

terjaga otentisitasnya.

Dalam sistem peradilan kita masih dipersoalkan masalah integritas dan otentisitas karena dalam pembuktian perkara masih mengutamakan aspek yuridis formal. Dari aspek teknologi masalah integritas dan otentisitas dapat diuji. Namun untuk sampai pada keabsahan sebagai alat bukti masih perlu saksi-saksi / pendapat para ahli lain

Asas yang digunakan:

(1)Robustness, yaitu arsip harus tetap terdeteksi di saat telah terjadi perubahan pada dokumen yang ditandai

(2)Imperceptible, yaitu untuk menjamin kualitas arsip yang ditandai, sedapat mungkin tidak tampak mempengaruhi arsip aslinya.

(3)Security, yaitu untuk menjaga agar pihak-pihak yang tidak memiliki otoritas, tidak dapat mengetahui dan mengubah watermark yang disisipkan dalam arsip. Idealnya, watermark harus tidak dapat dideteksi oleh pihak-pihak lain.

Ingat…

Dokumen Asli Tetap Disimpan dan ditata sesuai Pedoman Kearsipan yang Berlaku

Now We Know:

  • Aksesibilitas à Menjaga Dokumen agar tidak jatuh pada pihak yang tidak berwenang
  • Otentisitasà Menjaga agar Arsip sesuai degan asli/ fisiknya
  • Realibilitas à Menjaga Arsip  Dapat dihandalkan informasinya pada waktu dan keadaan apapun dapat diterima oleh pengguna

Supaya alih media tidak sekedar pekerjaan menghabiskan budget atau menghambur hamburkan uang, maka Arsip hasil alih media teersebut  harus bisa mendukung program:

DISASTER RECOVERY PLAN

berdasarkan

Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor SE/06/M.PAN/3/2005 tentang program perlindungan, pengamanan, dan penyelamatan berkas/arsip vital Negara terhadap musibah/bencana

Dalam Kondisi Apapun, satuan kerja tetap masih bisa  bekerja dan mencari dokumen hasil scanning dalam waktu cepat sehingga pelayanan dan operasional organisasi tidak terhambat

Dengan demikian kearsipan tidak lagi dipandang sebelah mata karena hasil pekerjaan scanning akan mendukung “SUSTAINAIBILITY” dari oganisasi

sumber : CTDI Best Practice
Helmina Sinaga's Blog

Leave a Reply

Your email address will not be published.