PT Cipta Tata Dokumen Indonesia

ARSIP VITAL MENJAGA KEDAULATAN

Posted on Posted in General News

Pengertian

Dalam kontekspengertian arsip di Indonesia, berdasarkan Surat Edaran Nomor: Se/06/M.Pan/3/2005 Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara RepublikIndonesia tahun 2005 tentang program perlindungan, pengamanan dan penyelamatan dokumen/arsip vital negara terhadap musibah/bencana . dokumen/arsip vital negara (sering disebut sebagai darah kehidupan dan tulang punggung organisasi pemerintah) adalah dokumen/arsip yang diperlukan untuk kelangsungan operasional organisasi pemerintah dalam kegiatan berbangsa dan bernegara, seperti sertifikat tanah, bukti-bukti kepemilikan, bukti-bukti sah di pengadilan dan naskah-naskah berharga lainnya.

Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI No. 6 tahun 2005, pengerian arsip vital adalah Dokumen/Arsip Vital Negara untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta asset (kekayaan) instansi . Apabila dokumen/arsip vital hilangtidak dapat diganti dan mengganggu atau menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.

Arsip vital Adalah arsip dinamis yang mutlak penting untuk kelangsungan hidup suatu organisasi dalam kondisi darurat  / bencana.

Program arsip vital Suatu metode yang sistematis dalam   memilih, melindungi dan meyediakan   dengan segera arsip vital bagi: kelanjutan operasional organisasi; perlindungan Individu dan pemerintah; rekonstruksi organisasi.

Tulisan diatas tidaklah  berarti jika kita masih memandang arsip sebagai sisa atau barang buangan. seharusnya sejak mengenrti arsip vital, mengerti pula kalau informasi yang terekam pada  kertas  atau jika dikatakan secara lugas dan langsung  arsip itu nilainya adalah sama  dengan nilai asset yang informasinya terkandung didalam arsip tersebut

Latar belakang

  1. Gubernur DIY mencontohkan akibat tidak adanya arsip yang mendukung bukti-bukti kepemilikan maupun pengelolaan  pulau Sipadan dan Ligitan, akhirnya Indonesia KALAH di Mahkamah Internasional, sehingga kedua pulau tersebut menjadi milik Malaysia. Mengambil pelajaran tersebut lanjut Gubernur tentunya kita tidak menginginkan hal serupa terjadi, baik ditingkat internasional, nasional maupun daerah. Begitu pula  untuk arsip kepegawaian, jika sampai hilang  atau tercecer maka pegawai yang bersangkutaan pasti akan dirugikan, karena catatan yang berkaitan dengan status kepegawaiannya juga hilang. www.indonesia.go.id Tuesday, 03 July 2007
  2. Mei 2000 telah terbakar ratusan computer dan dokumen keuangan di Kantor Gubernur Papua.
  3. Masih di tahun yang sama telah terjadi kebakaran (atau dibakar) pada gedung Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan Jl. Hayam Wuruk. Kebakaran telah menghanguskan sebagian dokumen yang tersimpan pada ruang penyimpanan arsip di lantai IV yang merupakan ruang arsip Deputi VII bidang khusus. Pada lantai tersebut juga tersimpan dokumen-dokumen yang saat itu menjadi kasus yang sedang ramai dibicarakan yaitu arsip-arsip tentang BLBI (Bantuan Likuidasi Bank Indonesia).
  4. terbakarnya arsip-arsip penting di Fakultas Teknik Universitas Indonesia,
  5. Terbakarnya dokumen-dokumen penting milik BAKUN (Badan Akuntansi Negara), Departemen Keuangan yang menyimpan dokumen asset negara telah musnah.
  6. dan masih banyak lagi…

Contoh-contoh tersebut telah membuktikan bahwa akibat kelalaian manusia dan atau factor alam telah menyebabkan hilang atau bahkan musnahnya arsip-arsip yang sangat penting. karenanya sudah sepantasnya dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, kita masing masing unit  dan organisasi melakukan program penyelamatan arsip vital.

MAKSUD

1.Identifikasi Dokumen/arsip Vital keluarga / unit kerja / organisasi / komunitas / wilayah / Negara

2.Perlindungan dan Pengamanan Dukumen/arsip Vital  keluarga / unit kerja / organisasi / komunitas / wilayah / Negara

3.Penyelamatan dan Pemulihan Dokumen/arsip Vital keluarga / unit kerja / organisasi / komunitas / wilayah / Negara

4. Mengerti dan memahami tentang nilai sebuah arsip dan bagaimana cara merawat nya tanpa memandang sebelah mata

TUJUAN

1.Menetapkan dokumen/arsip vital

2.Menentukan tanggung jawab program

3.Mengidentifikasikan  bencana potensial

4.Menentukan metode perlindungan

5.Menentukan fasilitas penyimpanan

DASAR HUKUM

  1. Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara  Nomor:SE/06/M.PAN/3/2005Tentang PROGRAM PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA TERHADAP MUSIBAH/BENCANA.
  2. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 06 Tahun 2005 Tanggal 27 April 2005 Tentang PEDOMAN PERLINDUNGAN, PENGAMANAN DAN PENYELAMATAN DOKUMEN/ARSIP

 

PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN DOKUMEN/ARSIP VITAL NEGARA

  1. Faktor Perusak  (bencana alam & manusia)
  2. Metode Perlindungan (dispersal/duplikasi & vaulting)
  3. Pengamanan Fisik (sistem pengamanan ruang penyimpanan; bahan, lokasi dan struktur bangunan)
  4. Pengamanan Informasi  (pengaturan akses: oleh siapa dan bagaimana)

PENGAMANAN FISIK ARSIP

  1. Pemilihan lokasi penyimpanan
  2. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpananà sistem akses, alarm dsb
  3. Penggunaan bangunan kedap air/ ditempatkan pada tingkat ketinggian yang bebas banjir
  4. Penggunaan struktur bangunan yang kuat
  5. Penggunaan struktur bngunan dan ruangan yang tahan api

PENGAMANAN FISIK ARSIP

  1. Pemilihan lokasi penyimpanan
  2. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpananà –> sistem akses, alarm dsb
  3. Penggunaan bangunan kedap air/ ditempatkan pada tingkat ketinggian yang bebas banjir
  4. Penggunaan struktur bangunan yang kuat
  5. Penggunaan struktur bngunan dan ruangan yang tahan api

PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN

BENCANA

PENYELAMATAN

PEMULIHAN

Kebanjiran

Kebakaran

1.Evakuasi ke tempat lain

2.Identifikasi  kerusakan

3.Rehabilitasi fisik arsip dan rekonstruksi bangunan

1.Stabilisasi & perlindungan

2.Penilaian tingkat kerusakan dan spesifikasi kebutuhan untuk melakukan tindakan

3.Pelaksanaan penyelamatan

 4. Prosedur Penyimpanan kembali

5. Evaluasi

 

PELAKSANAAN PENYELAMATAN

  1. Dalam bencana besar à membentuk tim, memindahkan, melakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses penyelamatan, pergantian shif, rotasi pekerjaan
  2. Dalam bencana skala kecil à dilakukan oleh unit-unit fungsional dibantu dengan unit keamanan dan pemilik arsip
  3. Prosedur Pelaksanaan:

a) Pengepaka –> sebelum memindahkan arsip dari lokasi bencana ke tempat yang aman –> arsip dibungkus dan diikat

b) Pembersihan –> memilah dan membersihkan arsip secara manual kemudian disiram dg cairan alkohol atau thymol

c) Pembekuanny –> mendinginkan sampai 40 derajat Celcius

d) Pengeringan –> mengeringkan dg vacum pengering atau kipas angin

e) Penggantian arsip yang ada salinannnya yang berasal dari tempat lain

f) Pembuatan back up seluruh arsip

g) Memusnahkan arsip yang sudah rusak dg Bencana Alam

 Sedemikian jauh kita ketahui apa itu arsip vital dan bagaimana cara mengelolanya, masihkah kita menunda untuk merawat seluruh arsip yang kita miliki.

 ARSIP  = ASSET

Asset dikelola baik dan sepenuh hati, maka Arsipnya harus juga dikelola dengan lebih baik dan sepebuh hati

sumber : CTDI  Best Praactice
Helmina Sinaga's Blog

Leave a Reply

Your email address will not be published.