banner-how-to1

Prosedur Melakukan Peminjaman Arsip

Posted on Posted in Kearsipan

Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang tidak melakukan administrasi yang tertib, maka petugas kearsipan menyediakan formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, yang disebut bon pinjaman.

Bon pinjaman  adalah sehelai kertas yang berisi keterangan-keterangan yang dapat digunakan sebagai pengganti warkat atau arsip yang dipinjam.  Oleh karena itu bon pinjam harus ditempatkan pada tempat warkat atau arsip yang dikeluarkan atau dipinjam. Adapun yang harus disiapkan dalam peminjaman dokumen seperti, Bon Pinjam Dokumen, sudah mengetahui dokumen apa yang ingin di pinjam, sudah mengirimkan email berisi peminjaman dokumen, dan sudah konfirmasi kepada petugas di Record Center.

Dalam melakukan peminjaman ada beberapa hal yang harus di lakukan antara lain;

  1. Setiap peminjaman dokumen dilakukan oleh Petugas Arsip Unit Kerja pemilik dokumen.
  2. Peminjaman bisa dilakukan dengan cara mengirimkan email kepada petugas di Record Center  yang berisikan dokumen apa yang ingin di pinjam atau bisa di lakukan secara langsung bertemu dengan petugas di Record Center.
  3. Peminjam harus membuat dan mengisi Bon Pinjam Dokumen yang ditandatangani oleh Petugas Arsip dan Pimpinan Unit kerja pemilik Dokumen.
  4. Peminjaman dokumen vital dan atau konfidensial harus mendapat persetujuan dari Pimpinan Unit Kerja, Kepala Unit Kerja yang membawahi Pemilik Dokumen.
  5. Peminjaman dilakukan pada jam kerja
  6. Pengiriman/pengembalian kotak dokumen dikirim/diambil langsung dari atau /ke Unit Kerja pemilik dokumen.
  7. Peminjaman bisa dilakukan dengan cara mengirimkan email kepada petugas di Record Center
  8. Peminjam harus mengembalikan dokumen yang dipinjam selambat-lambatnya 5(lima) hari kerja, kecuali untuk keperluan audit, litigasi dan riset.
  9. Peminjaman dapat diperpanjang dengan mengup-date bon pinjam dokumen.
  10. Jika dokumen belum dikembalikan maka Petugas menyampaikan formulir “Reminder” Peminjaman Dokumen.
  11. Berita Acara Kehilangan/Kerusakan Dokume dibuat dan ditandatangani oleh Team Leader, dan Petugas, Pimpinan Unit Kerja pemilik dokumen jika dokumen yang dipinjam belum juga dikembalikan.
  12. Dokumen yang dikembalikan setelah Berita Acara Kehilangan/Kerusakan Dokumen diterbitkan, maka Team Leader membuat Berita Acara Pembatalan Kehilangan/Kerusakan Dokumen yang ditandatangani oleh Team Leader dan Petugas Arsip, Pimpinan Unit Kerja Pemilik

Contoh pembuatan “Bon Pinjam Dokumen”

  1. Paling atas berisikan Judul “Bon Pinjam Dokumen”
  2. Isi data arsip meliputi
    • Kolom pertama kode klasifikasi
    • Kolom kedua sub dan sub-sub klasifikasi
    • Kolom ketiga Jenis dokumen
    • Kolom keempat Tahun dokumen
    • Kolom kelima nomer kotak dokumen
    • Kolom keenam lokasi simpan
    • Kolom ketujuh catatan (alasan peminjaman)
Helmina Sinaga's Blog

Leave a Reply

Your email address will not be published.